Datenschutzerklärung Teilnehmer- und Veranstaltungsmanagement mit „JustMeet“

A. Verantwortlicher

Wir freuen uns, dass Sie die Website der Volkswagen Group Services GmbH, Major-Hirst-Straße 11, 38442 Wolfsburg, https:/vwgs-justmeet.com eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100516 („Volkswagen Group Services GmbH“) besuchen und bedanken uns für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und unseren Produkten. Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Volkswagen Group Services GmbH im Zusammenhang mit Ihrem Besuch der Webseite.

B. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

I. Verarbeitung von Protokolldaten

Bei Ihrem Besuch auf unserer Webseite verarbeiten wir die folgenden Protokolldateien von Ihnen:

das von Ihnen genutzte Betriebssystem, den von Ihnen genutzten Web-Browser sowie dessen Spracheinstellung und Version,
das Datum und die Uhrzeit Ihres Besuchs sowie die Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT),
die Websites, die Sie bei uns besucht haben,
die Website, von der Sie uns besuchen und
den Zugriffsstatus (HTTP Status) sowie die übertragene Datenmenge
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihnen die Webseite ordnungsgemäß anzeigen zu können. Die Daten werden 90 Tage nach Ende des Events gelöscht.

II. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Diese Webseite dient als Teilnehmermanagementtool für Veranstaltungen. Das Tool dient ausschließlich der Einladung und Akkreditierung des Nutzers sowie der Organisation der Gästebetreuung für die jeweilige Veranstaltung. Ihre Kontaktdaten haben im Rahmen einer geschäftlichen Beziehung zwischen der Volkswagen Group Services GmbH und Ihnen / Ihrem Unternehmen erhalten. Sollten Sie Beschäftigter der Volkswagen Group Services GmbH sein, haben wir Ihre Stammdaten aufgrund Ihres Beschäftigungsverhältnisses mit uns.

Im Rahmen des Veranstaltungsmanagements erheben, verarbeiten und nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten wie folgt:

Für die allgemeine Organisation der Veranstaltung benötigen wir Ihre Kontaktdaten Name, Vorname, Anrede, ggf. akademischer Titel sowie Ihre E-Mail-Adresse. Ihre optionale Mobiltelefonnummer nutzen wir, um Sie ggf. kurzfristig über veranstaltungsrelevante Inhalte bzw. Änderungen informieren zu können.
Wir verarbeiten außerdem Daten, die wir aus Gründen der Compliance bzw. für steuerlich relevante Maßnahmen benötigen, wie Adresse, Arbeitgeber.
Ggf. benötigen wir für die Durchführung spezifischer Veranstaltungen ergänzende Informationen. Bspw. können für die Umsetzung sicherheitsrelevanter Maßnahmen die Angabe von Privatadresse und Mobiltelefonnummer jeder teilnehmenden Person zur Weitergabe an staatliche Einrichtungen im Rahmen von Sicherheitsauflagen, die im öffentlichen Interesse liegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO), erforderlich sein.
Die Daten verarbeiten wir um die Koordination des Teilnehmermanagements und das Gästemanagement für diese Veranstaltung durchführen zu können.

Folgende Rechtsgrundlagen liegen zugrunde:

Für interne Teilnehmende, die auch gleichzeitig Beschäftigte der Volkswagen Group Services GmbH sind, ist das Beschäftigungsverhältnis mit der Volkswagen Group Services GmbH die Rechtsgrundlage (§ 26 Abs. 8 BDSG).
Für Beschäftigte einer Konzerngesellschaft der Volkswagen Group Services GmbH erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)
Soweit Sie ein Organ nach dem Aktiengesetz sind und somit kein Beschäftigter im Sinne von §26 Abs. 8 BDSG gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung).
 

Die für die Veranstaltung erhobenen Daten werden nach Durchführung aller intern anfallenden Prüf- und Dokumentationszwecke, spätestens zwei Jahre nach Beendigung des Ereignisses, gelöscht, soweit keine anderen Pflichten zur Aufbewahrung über einen bestimmten Zeitraum bestehen (z.B. steuerliche Aufbewahrungspflichten).

Die allgemeinen für die Veranstaltung erhobenen Daten werden spätestens zwei Jahre nach Beendigung des Ereignisses gelöscht, soweit keine anderen Pflichten zur Aufbewahrung über einen bestimmten Zeitraum bestehen (z.B. steuerliche Aufbewahrungspflichten).

Ihre Stammdaten bleiben so lange gespeichert, wie Sie die mit der Stammdatenbank verbundenen Angebote nutzen, maximal jedoch für 35 Jahre. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Stammdaten über unser Service-Team einzusehen und verändern zu lassen. Ebenso können Sie jederzeit Ihre gesamten Daten in der Datenbank löschen lassen. Ihre Daten werden in dem Fall nur noch dann aufbewahrt, wenn Pflichten zur Aufbewahrung über einen bestimmten Zeitraum bestehen (z.B. steuerliche Aufbewahrungspflichten).

Unser Service-Team erreichen Sie unter auskunft@volkswagen-groupservices.com.

III. Hinweis zur Erstellung und Nutzung von Bild-, Ton- und Filmaufnahmen

Im Rahmen der Veranstaltung werden durch die Kommunikation der Volkswagen Group Services GmbH selbst oder durch von der Volkswagen Group Services GmbH beauftragte Dienstleister Bild-, Ton- und/ oder Filmaufnahmen angefertigt. Die Beteiligten müssen damit rechnen als Teilnehmer der Veranstaltung auf den Bild-, Ton- und/ oder Filmaufnahmen der Volkswagen Group Services GmbH, deren beauftragten Dienstleistern aufgezeichnet und verbreitet zu werden. Bei den beauftragten Dienstleistern handelt es sich um Fotografen und/ oder Filmteams, welche entweder als Verantwortliche oder in unserem Auftrag Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Im Falle einer Auftragsverarbeitung wurde ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag mit den Dienstleistern abgeschlossen.

Die Aufnahmen werden von der Volkswagen Group Services GmbH ausschließlich für Zwecke der internen und externen Kommunikation digital erstellt, bearbeitet, genutzt (z.B. für die Erstellung von Pressematerial) und, ggf. auch nur in Teilen, verbreitet und zur Veranstaltungsdokumentation veröffentlicht. Unbrauchbare Aufnahmen werden umgehend gelöscht.

- Unternehmenswebseite – www.volkswagen-groupservices.com
- Volkswagen Group Services Net (Intranet) – https://volkswagen-net.de/wikis/display/VWGSC/Volkswagen+Group+Services+GmbH+Startseite
- Volkswagen AG (Intranet)
- von Volkswagen Group Services genutzte Social-Media-Kanäle, insbesondere Facebook, LinkedIn, XING, Instagram und/oder YouTube
- 360° Net
- Newsletter Führungskräfte & Nachlese der VWGS
- Sharepoint 
- Yammer 
- Jobportale wie Indeed oder Stepstone
- Web Ads (z.B. Google Ads)

Neben und über der Veröffentlichung auf den oben genannten Kanälen, werden Bild-, Ton- und / oder Filmaufnahmen gegenüber Dritten (Medienvertretern, Agenturmitarbeitern, Bloggern, Influencern) veröffentlicht.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse der Volkswagen Group Services GmbH besteht darin, die Berichterstattung über Veranstaltungen der Volkswagen Group Services durch Bild-, Ton- und/oder Filmaufnahmen anschaulich zu dokumentieren und darzustellen. Dies bezieht sich daher nur auf allgemeine Aufnahmen, die das Geschehen auf der Veranstaltung verdeutlichen. Sobald von Ihnen Portraitaufnahmen und/ oder Interviews seitens der Volkswagen Group Services durchgeführt werden sollen, wird die Kommunikation der Volkswagen Group Services GmbH Sie zuvor nach Ihrem Einverständnis (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) DSGVO) fragen.

Darüber hinaus wird die Kommunikation der Volkswagen Group Services GmbH vor Veröffentlichung der Aufnahmen im Internet, in sozialen Netzwerken und gegenüber Dritten prüfen, ob Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfordern, gegenüber dem Interesse der Berichterstattung überwiegen. Sollte dies der Fall sein, wird von einer entsprechenden Veröffentlichung abgesehen oder Sie werden im Vorfeld der Aufnahmen um Ihr Einverständnis (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) DSGVO) gebeten.

Im Übrigen speichern und verarbeiten wir Ihre erhobenen personenbezogenen Daten solange, wie dies für die interne und externen Unternehmenskommunikation zu der Veranstaltung erforderlich ist. Nach Beendigung der internen und externen Kommunikation zu der Veranstaltung werden die Daten wieder gelöscht. Nicht verwendete Aufnahmen werden spätestens nach der Veranstaltung wieder gelöscht. Eine Ausnahme entsteht grundsätzlich, wenn Sie Ihr Einverständnis zur Verwendung erteilt haben oder durch die dauerhafte Aufbewahrung unternehmensrelevanter und historisch bedeutsamer Unterlagen im Konzernarchiv. Gemäß Ihrem Einverständnis oder für Archivzwecke können Ihre Daten grundsätzlich auch unbefristet gespeichert werden.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten ggf. weltweit zugänglich sind. Auch in solchen Ländern, die ein geringeres Datenschutzniveau als das der Europäischen Union aufweisen.

Diese Informationen der Volkswagen Group Services GmbH oder anderer Teilnehmer können auch mit Suchmaschinen im Internet gefunden und mit anderen Informationen verknüpft werden. Unter Umständen lassen sich dadurch Persönlichkeitsprofile von Ihnen erstellen. Ins Internet gestellte Informationen, einschließlich Fotos, Audios und Videoaufnahmen, können problemlos kopiert und weiterverarbeitet werden. Es gibt spezialisierte Archivierungsdienste, deren Ziel es ist, den Zustand bestimmter Webseiten zu bestimmten Themen dauerhaft zu dokumentieren. Dies kann dazu führen, dass im Internet veröffentlichte Informationen auch nach ihrer Löschung durch die Volkswagen Group Services GmbH auf der Ursprungsseite weiterhin anderen Ortes aufzufinden sind.

IV. Einsatz von Auftragsdatenverarbeitern

Wir setzen bei der Durchführung der Veranstaltung die nachfolgend genannten Auftragsverarbeiter ein. Auftragsverarbeiter verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und auf der Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Dienstleister der von uns eingesetzten Software
Für die Durchführung des digitalen Einladungs- und Teilnehmermanagement verwenden wir das Online-Tool der Invitario GmbH, Lerchenfelder Straße 74/1/6, 1080 Wien
Dienstleister für das Hosting der Webseite
Das externe Serverhosting der Webseite wird über den  Amazon Web Services EMEA SARL (AWS) am Standort Frankfurt am Main sichergestellt.
 

C. Einsatz von Cookies

Die Volkswagen Group Services GmbH setzt auf ihren Webseiten verschiedene Cookies ein. Cookies sind kleine Textdateien, die die Plattform auf Ihrem Computer speichern, um diesen wiederzuerkennen. Die in den Cookies enthaltenen Informationen werden verwendet, um festzustellen, ob Sie eingeloggt sind, oder welche Daten sie bereits eingegeben haben, Informationen über die Nutzung der Webseiten. Bei den meisten Web-Browsern werden Cookies automatisch akzeptiert. Durch Änderung der Einstellungen Ihres Browsers können Sie dies vermeiden. Sie können auf Ihrem PC gespeicherte Cookies jederzeit durch Löschen der temporären Internetdateien entfernen.

Konkret werden folgende Cookie gespeichert:

• PHPSESSID: Dieses Cookie speichert einen Referenzwert auf die aktuelle Sitzung des Nutzers am Server, um Registrierungs- oder Bezahlprozesse dem jeweiligen Nutzer zuweisen zu können. Beim Schließen des Browsers wird dieses Cookie gelöscht.

• hl: Dieses Cookie speichert die aktuell ausgewählte Sprache. 24 Stunden nach dem letzten Seitenzugriff wird es gelöscht.

• device_view: Dieses Cookie wird von der Bibliothek Mobile Detect (https://github.com/suncat2000/MobileDetectBundle/) erstellt. Die Bibliothek erkennt das aktuelle Gerät, mit dem die Webseite aufgerufen wird (Mobil, Tablet, Desktop), und speichert diesen Wert in einem Cookie. Das Cookie wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

• cookieconsent_status: Dieses Cookie wird erst gesetzt, wenn das der Nutzung von Cookies zugestimmt haben, und verhindert, dass die Cookie Information erneut eingeblendet wird.

Weitere Informationen zu unseren Cookies entnehmen Sie bitte der Cookie-Richtlinie.

D. Ihre Rechte

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen Group Services GmbH jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter Abschnitt E.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Widerspruchsrecht: Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden Interesse beruht, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Ein Widerspruch ist zulässig, wenn die Verarbeitung entweder im öffentlichen Interesse liegt oder aufgrund eines berechtigten Interesses der Volkswagen Group Services GmbH oder eines Dritten erfolgt. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.

Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen.

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

E. Ihre Ansprechpartner

Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte

Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte stehen Ihnen unter folgender E-Mail-Adresse zur Verfügung: datenschutz@volkswagen-groupservices.com

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für sämtliche datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen Group Services GmbH
Kontakt:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen Group Services GmbH
Brieffach 011/80910
38436 Wolfsburg
Tel. +49 5361 924333
Fax: +49 5361 95790617
E-Mail: datenschutz@volkswagen-groupservices.com

Stand: März 2025

Gespeicherte Daten

• Wir speichern und verarbeiten im gesetzlichen Rahmen folgende personenbezogene Daten, wenn Sie unsere Websites besuchen:

• Serverlogs: Die IP-Adresse des anfragenden Computers, gemeinsam mit dem Datum, der Uhrzeit, der Anfrage, welche Datei angefragt wird (Name und URL), welche Datenmenge an Sie übertragen wird, eine Meldung, ob die Anfrage erfolgreich war, Erkennungsdaten des verwendeten Browsers und des verwendeten Betriebssystems, sowie die Website, von der der Zugriff erfolgte (sollte der Zugriff über einen Link erfolgen). Die Serverlogs werden gespeichert, um die Systemsicherheit prüfen zu können, die Websites technisch administrieren, sowie das Angebot optimieren zu können. Diese Daten werden – sollte es einen Hackangriff gegeben haben – an die Strafverfolgungsbehörden weitergeben. Eine darüberhinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

• Auswertung von E-Mails: Über unseren ESP (e-Mail Service Provider) erfassen und analysieren wir automatisiert die Öffnung von E-Mails sowie das Anklicken von darin enthaltenen Links.