Datenschutzerklärung für Veranstaltungen der VWGS
A. Verantwortlicher
Die Volkswagen Group Services GmbH, Major-Hirst-Straße 11, 38442 Wolfsburg, einladungsmanagement@volkswagen-groupservices.com, https:/vwgs-justmeet.com eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100516 („Volkswagen Group Services GmbH“) ist im Zusammenhang mit der Durchführung von Veranstaltungen gemäß Art. 13 DSGVO verpflichtet, Sie wie folgt über die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten zu informieren:
B. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Rechtsgrundlage
I. Verarbeitung von Protokolldaten bei Besuch unserer Website „Just Meet“ sowie Einsatz von Cookies auf „Just Meet“
Protokolldaten
Die nachfolgend beschriebenen Daten sind für uns technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und müssen daher von uns verarbeitet werden.
–IP-Adresse
–Datum und Uhrzeit der Anfrage
–Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
–Inhalt der Anforderung (besuchte Seite)
–Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
–jeweils übertragene Datenmenge
–vorher besuchte Seite
–Browser
–Betriebssystem
–Sprache und Version der Browsersoftware.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, die Stabilität der Website zu wahren, um Ihnen unser Website Angebot zu präsentieren, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO
Die vorstehenden Daten werden 90 Tage nach Ende des Events gelöscht.
Cookies
Wir verwenden Cookies. Cookies sind kleine Dateien, die im Rahmen Ihres Besuchs unserer Webseite von uns an den Browser Ihres Endgeräts gesendet und dort gespeichert werden. Einige Funktionen unserer Webseite können ohne den Einsatz technisch notwendiger Cookies nicht angeboten werden. Andere Cookies ermöglichen uns dagegen verschiedene Analysen. So können einige Cookies den von Ihnen verwendeten Browser bei einem erneuten Besuch unserer Webseite wiedererkennen und verschiedene Informationen an uns übermitteln.
Sofern Dritte über Cookies Informationen verarbeiten, erheben diese die Informationen direkt über Ihren Browser. Cookies richten auf Ihrem Endgerät aber keinen Schaden an. Sie können keine Programme ausführen und keine Viren enthalten.
Auf unserer Webseite werden verschiedene Arten von Cookies verwendet, deren Art und Funktion im Folgenden erläutert wird.
Temporäre Cookies/Session-Cookies
Auf unserer Webseite werden sog. temporäre Cookies bzw. Session-Cookies verwendet, die automatisch gelöscht werden, sobald Sie Ihren Browser schließen. Durch diese Art von Cookies ist es möglich, Ihre Session-ID zu erfassen. Dadurch lassen sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers einer gemeinsamen Sitzung zuordnen und es ist möglich, Ihr Endgerät bei späteren Webseitenbesuchen wiederzuerkennen.
Permanente Cookies
Auf unserer Webseite werden sog. permanente Cookies eingesetzt. Permanente Cookies sind Cookies, die über einen längeren Zeitraum in Ihrem Browser gespeichert werden und Informationen übermitteln können. Die jeweilige Speicherdauer unterscheidet sich je nach Cookie. Sie können permanente Cookies eigenständig über Ihre Browsereinstellungen löschen.
Konkret werden folgende Cookies gespeichert, die allesamt sogenannte technisch notwendige Cookies sind:
• PHPSESSID: Temporärer Cookie/Session-Cookie. Dieses Cookie speichert einen Referenzwert auf die aktuelle Session des Nutzers am Server, um Registrierungs- oder Bezahlprozesse dem jeweiligen Nutzer zuweisen zu können. Beim Schließen des Browsers wird dieses Cookie gelöscht.
• hl: Permanenter Cookie. Dieses Cookie speichert die aktuell ausgewählte Sprache. 24 Stunden nach dem letzten Seitenzugriff wird es gelöscht.
• device_view: Permanenter Cookie. Dieses Cookie wird von der Bibliothek Mobile Detect (https://github.com/suncat2000/MobileDetectBundle/) erstellt. Die Bibliothek erkennt das aktuelle Gerät, mit dem die Webseite aufgerufen wird (Mobil, Tablet, Desktop), und speichert diesen Wert in einem Cookie. Das Cookie wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
• cookieconsent_status: Permanenter Cookie. Dieses Cookie wird erst gesetzt, wenn Sie der Nutzung von Cookies zugestimmt haben und verhindert, dass die Cookie-Information erneut eingeblendet wird.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung mittels technisch notwendiger Cookies ist unser berechtigtes Interesse, die Stabilität der Website zu wahren, um Ihnen unser Website Angebot zu präsentieren, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.
II. Organisation bzw. Teilnehmermanagement von Veranstaltungen mittels „Just Meet“
Dies Webseite dient als Teilnehmermanagementtool für Veranstaltungen. Das Tool „Just Meet“ dient ausschließlich der Einladung und Akkreditierung des Nutzers sowie der Organisation der Gästebetreuung für die jeweilige Veranstaltung.
Im Rahmen des Veranstaltungsmanagements erheben, verarbeiten und nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten wie folgt:
Für die allgemeine Organisation der Veranstaltung benötigen wir Ihre Kontaktdaten Name, Vorname, Anrede, ggf. akademischer Titel sowie Ihre E-Mail-Adresse. Ihre optionale Mobiltelefonnummer nutzen wir, um Sie ggf. kurzfristig über veranstaltungsrelevante Inhalte bzw. Änderungen informieren zu können.
Wir verarbeiten außerdem Daten, die wir aus Gründen der Compliance bzw. für steuerlich relevante Maßnahmen benötigen, wie Adresse, Arbeitgeber.
Ggf. benötigen wir für die Durchführung spezifischer Veranstaltungen ergänzende Informationen. Bspw. können für die Umsetzung sicherheitsrelevanter Maßnahmen die Angabe von Privatadresse und Mobiltelefonnummer jeder teilnehmenden Person zur Weitergabe an staatliche Einrichtungen im Rahmen von Sicherheitsauflagen, die im öffentlichen Interesse liegen, erforderlich sein.
Folgende Rechtsgrundlagen liegen der Organisation bzw. Teilnehmermanagement von Veranstaltungen mittels „Just Meet“ zugrunde:
Für Beschäftigte der Volkswagen Group Services GmbH ist das Beschäftigungsverhältnis mit der Volkswagen Group Services GmbH die Rechtsgrundlage, § 26 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz.
Für Beschäftigte einer Konzerngesellschaft des Volkswagen Konzerns und/oder externen Teilnehmern erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund des jeweiligen Vertragsverhältnisses, das Sie mit uns durch Anmeldung zur Veranstaltung eingehen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b Datenschutzgrundverordnung.
Die allgemeinen für die Veranstaltung erhobenen Daten werden spätestens vier Wochen nach Beendigung des Ereignisses gelöscht, soweit keine anderen Pflichten zur Aufbewahrung über einen bestimmten Zeitraum bestehen (z.B. steuerliche Aufbewahrungspflichten).
III. Fotoaufnahmen während der Veranstaltung
Auf unseren Veranstaltungen werden Foto- und Videoaufnahmen erstellt. Diese werden zur Öffentlichkeitsarbeit der VWGS genutzt und beispielsweise in unserem Intranet und /oder unseren Social Media Accounts veröffentlicht.
Diese Verarbeitung dient der Wahrung unseres berechtigten Interesses an Öffentlichkeitsarbeit und Werbung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Gegen die Verarbeitung steht Ihnen in begründeten Fällen ein Widerspruchsrecht zu.
Soweit einzelne Teilnehmer einer Veranstaltung abgelichtet und/oder gefilmt werden sollen, fragen wir vorab um eine Einwilligung in diese Datenverarbeitung.
C. Empfänger Ihrer personenbezogener Daten
Wir setzen bei der Durchführung der Veranstaltung die nachfolgend genannten Auftragsverarbeiter ein.
1. Dienstleister der von uns eingesetzten Software
Für die Durchführung des digitalen Einladungs- und Teilnehmermanagement verwenden wir das Online-Tool der Invitario GmbH, Lerchenfelder Straße 74/1/6, 1080 Wien
2. Dienstleister für das Hosting der Webseite
Das externe Serverhosting der Webseite wird über den Amazon Web Services EMEA SARL (AWS) am Standort Frankfurt am Main sichergestellt.
D. Ihre Rechte
Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen Group Services GmbH jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter Abschnitt E.
Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.
Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Widerspruchsrecht: Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden Interesse der VWGS (Art.6 Abs.1 lit. f DSGVO) beruht, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.
Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.
Information über das Widerspruchsrecht gemäß Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 (1) Buchstabe f) DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Nähere Informationen zu unseren Datenverarbeitungen und auf welche Vorschriften wir diese jeweils stützen, erhalten Sie in unserer Datenschutzinformation gemäß Art. 13, 14 DS-GVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann kosten- und formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
Volkswagen Group Services GmbH
Major-Hirst-Straße 11
38442 Wolfsburg
einladungsmanagement@volkswagen-groupservices.com
E. Bereitstellung
In Vertragsbeziehungen erheben wir Ihre personenbezogenen Daten nur für die oben beschriebenen Zwecke, das heißt, soweit dies erforderlich ist, z.B. für die ordnungsgemäße Vertragsdurchführung. Sie sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten anzugeben. Wenn Sie keine personenbezogenen Daten angeben, kann der Vertrag jedoch nicht erfüllt werden.
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund berechtigter Interessen von uns erfolgt, kann sich eine Bereitstellungspflicht aufgrund allgemeiner Hilfeleistungspflichten ergeben. In jedem Fall wägen wir vor der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ab, ob die Verarbeitung erforderlich ist und ob Ihre Interessen in die Nichtverarbeitung überwiegen. Sie haben bei einer Verarbeitung gestützt auf Art. 6 (1) Buchstabe f) DS-GVO ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DS-GVO.
F. Ihre Ansprechpartner
Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte
Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte stehen Ihnen unter folgender E-Mail-Adresse zur Verfügung: datenschutz@volkswagen-groupservices.com
Datenschutzbeauftragter
Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für sämtliche datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen Group Services GmbH
Kontakt:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen Group Services GmbH
Brieffach 011/80910
38436 Wolfsburg
Tel. +49 5361 924333
Fax: +49 5361 95790617
E-Mail: datenschutz@volkswagen-groupservices.com
Stand: August 2025
Gespeicherte Daten
• Wir speichern und verarbeiten im gesetzlichen Rahmen folgende personenbezogene Daten, wenn Sie unsere Websites besuchen:
• Serverlogs: Die IP-Adresse des anfragenden Computers, gemeinsam mit dem Datum, der Uhrzeit, der Anfrage, welche Datei angefragt wird (Name und URL), welche Datenmenge an Sie übertragen wird, eine Meldung, ob die Anfrage erfolgreich war, Erkennungsdaten des verwendeten Browsers und des verwendeten Betriebssystems, sowie die Website, von der der Zugriff erfolgte (sollte der Zugriff über einen Link erfolgen). Die Serverlogs werden gespeichert, um die Systemsicherheit prüfen zu können, die Websites technisch administrieren, sowie das Angebot optimieren zu können. Diese Daten werden – sollte es einen Hackangriff gegeben haben – an die Strafverfolgungsbehörden weitergeben. Eine darüberhinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
• Auswertung von E-Mails: Über unseren ESP (e-Mail Service Provider) erfassen und analysieren wir automatisiert die Öffnung von E-Mails sowie das Anklicken von darin enthaltenen Links.